مجلة فوربس: تحديد توقيتات لإنجاز أهداف طموحة يحفز العاملين
الأمريكيون ينفقون 12 مليار ساعة فى تصفح وسائل التواصل الاجتماعى
كثرة مشاهدة التليفزيون تقلل القدرة على العمل والنوم مبكراً ضرورى
محاسبة النفس يومياً تساعد على معالجة تراجع الأداء المهنى
يمكن تعظيم ثمار العمل عبر مزيج من التخطيط الذكى والجهود المركزة.
ويعد الاستمرار فى أعلى معدلات الكفاءة تحدياً كبيراً، ففى كل مرة ينتهى يوم العمل هناك احتمال أن يكون الأداء غير مرضٍ للموظف أو أصحاب الأعمال، ويمكن تطوير معدل الإنجاز بشكل مستمر، ولكن هنا بعض العوامل التى أثبتت جدارتها من خلال تجاربها الناجحة.
1. طلب المساعدة وتحديد المهام بحسب قدرة كل شخص
يحتاج كل شخص إلى مساعدة، وينبغى ألا يأخذ مهام كبيرة ينفذها وحده، وهناك عائقان لإمكانية الحصول على المساعدة، وهما الثقة والانطواء.
يجب على الموظف من أجل الحصول على مساعدة من الآخرين أن يثق بزملائه وقدرتهم على المساعدة لاستكمال العمل. فإذا أخبر العامل زميله عن الموعد النهائى للمشروع، فمن المرجح أن يأخذ طلب المساعدة على محمل الجد. ويجب التأكد من توفير جميع الموارد التى يحتاجها الزملاء لتقديم المساعدة مثل المستندات أو جداول البيانات ذات الصلة من أجل الوصول إلى أفضل النتائج.
لن يتطوع أحد بتقديم المساعدة، ولذلك على الشخص أن يتخلص من الشعور بالحرج من طلبها، فإذا كان منطوياً جداً فلن يمكنه ذلك، وعلى الأرجح سيقوم بمهامه بنفسه وقد ينتهى به المطاف إلى أن يصبح شخصاً آخر مسئولاً عن العمل الذى فشل فى أدائه لأنه خجول جداً من التحدث مع الزملاء.
2- عدم الانغماس فى اجتماعات غير ضرورية
الوقت هو العملة الأكثر أهمية فى العمل، فى حين أنه قد يكون مغرياً للقاء العديد من الناس لصالح شبكات العمل المتداخلة والوقت الذى يقضيه الموظف فى مكتبه قيم للغاية لكن يمكن عدم حضور الاجتماعات غير المهمة.
إذا كان المدير يريد عقد اجتماع واحد، فمن الواضح أنه لأمر مهم جداً، ومع ذلك فإن حضور اجتماع حول ما إذا كان سيتم استخدام خط كتابة معين أو الخطوط العريضة لنشرة إخبارية أسبوعية قد لا يكون يستحق إهدار الوقت.
ويلجأ بعض المدراء النابهين الى تخصيص يومين فقط لعقد الاجتماعات وبقية الوقت يخصص للتركيز على المهام الأساسية لكل موظف، وهذا يفيد فى تحديد أجندة الاجتماعات بحسب أولويات العمل الملحة.
ونقلت مجلة فوربس الأمريكية عن مدير مؤسسة شافير الاستشارية رون أشكيناس قوله إن شركة الأدوية جلاكسوسميث كلاين أدركت أن الكثير من وقتها كان يضيع فى الاجتماعات غير الضرورية. وكان الناس يقضون وقتاً طويلاً فى الاجتماعات بنفس معدل الوقت المستهلك فى تطوير الأدوية فعلياً. ولهذا السبب قامت الشركة بتكييف عملية اجتماع مناسبة للغرض، حيث يحضر الاجتماعات فقط الأشخاص الذين يشاركون مباشرة فى مرحلة من مراحل المشروع. وتتلقى الأطراف المهتمة بما حدث خلال الاجتماع ملاحظات بأهم التفاصيل عبر المدراء أو عبر بريد إلكتروني.
3. كتابة قائمة مهام مطلوب تنفيذها
فى حياة كل فرد هناك مهام بسيطة وأخرى معقدة والنصيحة هى الأسراع بالانتهاء أولاً من التكليفات السهلة، ثم معالجة المعقدة بعدها. ويتطلب السيطرة على تنظيم العمل ترتيب المهام الرئيسية فالأقل أهمية أو حسب الترتيب الزمنى، ويمكن الاستعانة بتطبيق جوجل تاسكس؛ نظراً إلى أن الترتيب الزمنى فى هذا التطبيق مربوط بالبريد الإلكترونى وتقويم جوجل، وتطبيق جوجل للهاتف المحمول يجعل الرجوع إلى قائمة المهام سهلة ومراجعتها من حين الى آخر.
وإذا كانت بعض المهام أكبر من اللازم يمكن تقسيمها إلى مهام أصغر متعددة، فعلى سبيل المثال، إذا كان هناك حاجة إلى جمع ورق أبيض، فيجب جعل ذلك يتم على عدة أيام بحيث كل يوم يتم جمع كمية محددة يومياً، بدلاً من جمعها فى يوم واحد قبل موعد تسليمه.
ويجب النظر باهتمام فى وضع توقيات لهذه المهام بحيث لا يتم التركيز على عناصر معينة على حساب أخرى فى لائحة مهام العمل، فأحياناً يركز الشخص كثيراً على مهمة واحدة، بينما يتجاهل أخرى، ولذلك قبل الموعد النهائى لمهمة ما يأتى موعد تسليم أخرى دون الاستعداد لذلك.
واحدة من الجوانب الأكثر إيجابية فى وضع قائمة مهمات هو الشعور بالرضى مع عبور كل واحدة منها بنجاح لأنه يوفر شعوراً بالقدرة على الإنجاز، ويعطى تصوراً للتقدم فى العمل وعندما يمر عليها الفرد خلال مراجعة سنوية ستكون هذه القائمة أو القوائم ركيزة ثمينة لاستعراض ما أنجزته المؤسسة بنجاح أمام الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة.
4. ممارسة الأنشطة الحركية
استعرض العلماء، مؤخراً، فى مركز بينينجتون للأبحاث الطبية الحيوية فى ولاية لويزيانا الأمريكية نمط حياة 17 ألف رجل وسيدة على مدى 13 عاماً. ووجد العلماء أن 54% من هؤلاء الناس من المرجح أن يموتوا من النوبات القلبية، والسبب هو أن هؤلاء الناس كانوا جالسين لأكثر من يوم دون حركة مناسبة. ويقوم إنزيم ليباز البروتين الدهنى (لبل)، بكسر الدهون فى مجرى الدم ويحولها إلى طاقة، وعندما يجلس الناس، فمن المرجح انخفاض مستويات (لبل)، وفقاً لمارك هاميلتون، وهو أستاذ فى العلوم الطبية الحيوية فى جامعة ميسورى، حيث يتسبب هذا فى بناء الخلايا الدهنية الضارة.
فإذا كان الموظف ينفق أكثر من 8- 10 ساعات فى المكتب دون التحرك كثيراً فسيلاحظ أن لديه طاقة أقل، ولا يمكن قياس الأداء بعدد ساعات الجلوس فى مكتب بل يتم قياسه من قبل القدرة على إنجاز مهام العمل به دون التضحية بصحته.
ويعد أحد الأسباب الرئيسية لانتشار السمنة فى السنوات الـ20 الماضية هو انخفاض مستويات الأنشطة البدنية اليومية، ومن الضروى لذلك أخذ فاصل رياضى والذهاب للمشى يومياً واستقطاع وقت كافٍ للراحة.
5. تقليل التعرض لوسائل التواصل الاجتماعي
يوجد عدد من الناس لديه حسابات على فيسبوك وتويتر، ولينكدان، ويوتيوب، وإنستجرام، وهوتسويت، وشاترفلي، وينتيريست، ودردشة جوجل، ورديت، وستمبليوبون… إلخ، وعندما لا يستخدمون وسائل التواصل الاجتماعى فإنهم يذهبون إلى تصفح البريد الإلكترونى على هواتفهم الذكية أو قراءة حقائق عشوائية على ويكيبيديا كل 5 دقائق. والحل قطع الاتصال!
فى الولايات المتحدة، ينفق الناس أكثر من 12.2 مليار ساعة لتصفح إحدى شبكات التواصل الاجتماعى كل يوم، وهذا يكلف الاقتصاد الأمريكى حوالى 650 مليار دولار سنوياً على أساس أن كل مستخدم لوسائل التواصل الاجتماعية يكلف ما يقرب من 4452 دولاراً فى السنة، وفقاً للبيانات التى جمعتها دراسة لمؤسسة ليرنستاف.
وتم الكشف فى الدراسة نفسها عن أن تشوهات الاستخدام لا تؤثر فقط على البالغين العاملين فى الشركات، فطلاب الجامعات مثلاً يمضون فى المتوسط 3 ساعات يومياً على شبكات التواصل الاجتماعى مقابل ساعتين فقط للمذاكرة.
إذا وجد الموظف أن أداءه يتراجع حقاً فى إتمام مهام العمل، فيجب عليه النظر فى إلغاء تثبيت تطبيق فيسبوك وتويتر من الهاتف الذكى الخاص به، ويلجأ البعض قبيل خوض امتحان مهم إلى تعطيل حسابهم فى الفيسبوك كتذكير بأن الشبكات الاجتماعية ليست أكبر أولوياتهم الآن.
6. التوقف عن مشاهدة التليفزيون كثيراً
تزداد جودة البرامج التليفزيونية بشكل مستمر، ولكن من المهم ذكر أن الإمبراطوريات لا يمكن بناؤها بالجلوس على الآرائك. وقد يمضى الشخص ساعات طويلة مرهقة لمتابعة مجنون والتر وايت وهى ظاهرة منتشرة بين الأمريكيين الذين يقضون حوالى 34 ساعة فى الأسبوع فى مشاهدة التليفزيون.
من المهم أن يروّح الإنسان عن نفسه، ولكن لا بد أن يحرص أيضاً على تعلم كبح جماح نفسه فربما يشاهد فقط برنامجاً تليفزيونياً واحداً يومياً بدلاً من مشاهدة 5 حلقات من إعادة سباق مايزنج ريس. ويمكن للموظف تخيل كم من الإنتاجية يمكن الحصول عليها فقط عن طريق استبدال الساعات التى ينفقها فى مشاهدة التليفزيون إذا تمكن من إنهاء بعض الأعمال فى المنزل بدلاً من ذلك.
وللجلوس على الأريكة أمام التليفزيون آثار ضارة على الصحة أيضاً، فعندما ينشغل الفرد باستخدم جهاز الكمبيوتر فيداه مشغولتان باستمرار، ويميل إلى تناول وجبة خفيفة أكثر لكن عند الجلوس أمام التليفزيون واليدان خاويتان فلا مانع من التسلية ببعض الأطعمة المحببة الإضافية، وهو ما يدفع للميل إلى الاتكاء على الأريكة أو الجلوس باستمرار أمام التليفزيون، ما يعنى نقصاً فى النشاط وهو أمر سيئ لصحة الإنسان عموماً.
7. وضع أهداف طموحة، لكنها واقعية
قال لس براون، وهو متحدث بارع فى إذاعة دى جى ذات مرة «انطلق نحو القمر فحتى لو فشلت فى الوصول فسوف تسقط وسط النجوم»، فإذا كان من الممكن الوفاء بكل شيء فى قائمة المهام الخاصة بيوم واحد، فيجب إنشاء قائمة أهداف أكثر طموحاً عادة تكون طويلة الأجل. ويجب أن تتراوح مدة تحقيق الهدف المتوقعة بين أسبوع واحد و3 أشهر فالناس الذين يضعون أهدافاً عادة يشعرون أكثر بالرضى عن عملهم بالمقارنة بأولئك الذين لديهم توقعات أقل، وفقاً لبحث نشر فى مجلة أبحاث المستهلك الأمريكية.
أحد الأسباب الرئيسية التى تجعل الناس يفشلون فى تحقيق الأهداف هو أنهم لم يحددوا موعداً نهائياً يلزمون به أنفسهم، ويجب أن تكون الأهداف محددة جداً، وينبغى أن تدون ومن الجيد الحصول على تعليقات حول الأهداف من أجل صقلها خصوصاً من أرباب التجارب السابقة أو المدراء.
وينبغى أن تكون الأهداف شخصية ومهنية فى الوقت نفسه، فقضاء الوقت فى تعديل ميزانية الشركة يمكن أن يكون هدفاً شخصياً، كما أن تجميع مخططات تدفق العمليات لجعل المهام المتكررة أسهل فى العمل هو هدف مهنى.
8. تحديد أوقات للتعامل مع البريد الإلكتروني
كل يوم هناك كمية كبيرة من الوقت الذى يقضيه الموظف فى كتابة ردود البريد الإلكترونى فى الوقت المناسب، فإذا استمر تدفق البريد الإلكترونى عليه، فهذا قد يعنى أن لديه الكثير من الوقت يضيع كان يحتاج إلى العمل على مهام أخرى فيه. ويمكن تمرير المعلومات العاجلة من خلال المكالمات الهاتفية بدلاً من البريد الإلكتروني. وعموماً إذا كان الشخص يقضى ما متوسطه أكثر من ساعتين فى اليوم للرد على رسائل البريد الإلكترونى، فإنه يحتاج إلى إعادة تقييم توزيع الوقت بطريقة متوازنة.
بدلاً من تعطيل الشخص عمله للرد على البريد الإلكترونى الجديد يجب النظر فى تخصيص وقت للرد على رسائل البريد الإلكترونى على دفعات، وعموماً فإن أفضل رد على رسائل البريد الإلكترونى لدى الوصول إلى العمل مباشرة بالإضافة إلى 15 دقيقة إضافية لفحص البريد قبل مغادرة العمل للرد على رسائل البريد الإلكتروني. ومعظم الناس ترسل رسائل البريد الإلكترونى عادة وتتلقى الردود فى غضون 24 ساعة.
ويمكن عموماً الكشف عما إذا كانت رسائل البريد الإلكترونى ملحة عن طريق خانة الموضوع، وهذا هو السبب فى أن إعداد عرض الإخطارات عن البريد الإلكترونى على هاتفك الذكى يكون مفيداً جداً؛ لأن لمحة سريعة لخانة الموضوع فى رسائل البريد الإلكترونى التى يتلقاها الفرد على مدار اليوم توفر له تكرار فتح صندوق الوارد الخاص به دون حاجة ملحة.
وإذا كان الأمر عاجلاً ويحتاج الحصول على الرد سريعاً عند توجيه رسالة لطرف آخر فيجب كتابة «أمر عاجل» فى سطر الموضوع للفت الانتباه.
9. مكافأة الشخص لنفسه
عند تحقيق هدف، من المهم أن تكافئ نفسك بطريقة أو بأخرى لخلق الدافع للاستمرار ويمكن أن يكون ذلك فى شكل شراء شىء شخصى أو نوع معين من الطعام المفضل.
وإذا كان الموظف يمارس الرياضة لمدة 20 ساعة على مدى أسبوع، فمن ثم يمكنه مكافأة نفسه بالطعام المفضل لديه. ربما يجب عليك شراء أداة جديدة عند الحصول على ترقية مثل كاميرا تصوير عالية الدقة. وقد يكتفى أحدهم بمكافأة نفسه بالحصول على قسط أكبر من النوم أو مشاهدة أحدث حلقة من برنامجه التليفزيونى المفضل عندما ينتهى من مشروع كبير.
10. مراجعة دائمة لمعدل إنجاز الأعمال
إذا حاسب الفرد نفسه على ما أنجزه فى نهاية يومه، فقد يكتشف أنه أهدر الكثير من الوقت فى استخدام الفيسبوك أو المشاركة فى محادثات غير ذات صلة بإنهاء المهام المكلف بها أثناء العمل. وعندما يدرك العامل أنه لا يعمل بشكل مثمر فإنه يشحذ همته من جديد ويعود للاجتهاد. وعلى العكس من ذلك، إذا كان اليوم ناجحاً فيمكنه القيام بأشياء مشجعة مثل الابتعاد عن المكتب لقراءة كتاب أو شرب فنجان قهوة مع صديق.
ويمكن فى أحد أيام الإجازة الأسبوعية إعداد خزانة الملابس للأسبوع كاملاً، ومن المهم النوم فى وقت مبكر ليكون الإنجاز أفضل فى اليوم التالى.
المقال 10 نصائح للاستفادة من كفاءة موظفى الشركة تم كتابته في جريدة البورصة.